SharePoint là một nền tảng đa năng do Microsoft phát triển, được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý nội dung, tài liệu, và giao tiếp nội bộ một cách hiệu quả. Chắc hẳn, “SharePoint là gì?” là một câu hỏi mà nhiều người đang tìm kiếm câu trả lời trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay. Nền tảng này không chỉ cung cấp một kho lưu trữ tập trung mà còn tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ khác như cộng tác nhóm, quản lý quy trình làm việc, và tạo các trang web nội bộ. Với SharePoint, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, theo dõi dự án, và tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban, từ đó nâng cao năng suất tổng thể.
Sharepoint là gì?
SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu mạnh mẽ do Microsoft phát triển. Về cơ bản, nó hoạt động như một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và hệ thống quản lý tài liệu (DMS) giúp các tổ chức hợp lý hóa việc chia sẻ thông tin, cộng tác và quản lý quy trình làm việc. Với SharePoint, bạn có thể tạo và quản lý các trang website nội bộ (intranet), nơi nhân viên có thể truy cập thông tin, tài liệu và ứng dụng một cách dễ dàng. Nền tảng này cho phép lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu một cách an toàn, đồng thời hỗ trợ kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi và khôi phục các phiên bản trước đó khi cần.
SharePoint còn nổi bật với khả năng cộng tác theo thời gian thực, cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa tài liệu, quản lý dự án và giao tiếp hiệu quả thông qua các diễn đàn thảo luận, danh sách tác vụ và lịch làm việc chung. Ngoài ra, nó cũng cung cấp các công cụ để tự động hóa quy trình kinh doanh (workflow), giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công và tăng cường hiệu quả hoạt động. Nói tóm lại, SharePoint là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.
Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng SharePoint
SharePoint mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp khi được triển khai và ứng dụng hiệu quả. Dưới đây là những ưu điểm chính:
- Tăng cường cộng tác và chia sẻ thông tin: SharePoint cung cấp một nền tảng tập trung để lưu trữ và truy cập tài liệu, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Mọi người có thể dễ dàng chia sẻ file, chỉnh sửa tài liệu cùng lúc và theo dõi các thay đổi, giúp cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.
- Quản lý tài liệu hiệu quả: Với SharePoint, doanh nghiệp có thể tổ chức tài liệu một cách có hệ thống, thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng người dùng hoặc nhóm. Tính năng kiểm soát phiên bản giúp lưu giữ lịch sử chỉnh sửa, dễ dàng khôi phục các phiên bản trước đó và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Tự động hóa quy trình làm việc: SharePoint cho phép tạo ra các quy trình làm việc tự động (workflow) cho các tác vụ lặp đi lặp lại như phê duyệt tài liệu, thu thập thông tin hay thông báo. Điều này giúp giảm thiểu các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và đảm bảo các quy trình được thực hiện nhất quán.
- Xây dựng Intranet và cổng thông tin nội bộ: Doanh nghiệp có thể sử dụng SharePoint để xây dựng các trang Intranet hoặc cổng thông tin nội bộ, nơi tập trung các thông báo, tin tức, chính sách, và các ứng dụng nội bộ. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết, cung cấp thông tin kịp thời và tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả trong tổ chức.
- Bảo mật dữ liệu nâng cao: SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, bao gồm quyền truy cập dựa trên vai trò, mã hóa dữ liệu và kiểm toán hoạt động. Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm, tuân thủ các quy định về bảo mật và giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu.
- Giảm chi phí vận hành: Bằng cách tập trung hóa việc quản lý tài liệu và quy trình, SharePoint giúp giảm sự phụ thuộc vào các giải pháp rời rạc và hệ thống giấy tờ. Điều này có thể dẫn đến việc tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và giảm thời gian tìm kiếm thông tin, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành tổng thể.
Tính năng nổi bật của SharePoint
SharePoint cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ, giúp các tổ chức quản lý nội dung, tài liệu và quy trình làm việc hiệu quả. Dưới đây là những tính năng nổi bật:
- Quản lý tài liệu và kho lưu trữ (Document Management and Repositories): SharePoint cho phép người dùng lưu trữ, tổ chức, theo dõi phiên bản và quản lý quyền truy cập cho mọi loại tài liệu. Điều này đảm bảo rằng các tài liệu luôn được kiểm soát, dễ dàng tìm kiếm và an toàn.
- Trang web và cổng thông tin (Sites and Portals): Với SharePoint, doanh nghiệp có thể tạo các trang web nội bộ (intranet), extranet hoặc các trang web cộng tác cho từng phòng ban, dự án. Các trang này hoạt động như một trung tâm thông tin tập trung, giúp chia sẻ tin tức, thông báo, lịch và các tài nguyên khác.
- Cộng tác nhóm (Team Collaboration): Nền tảng này tích hợp các công cụ cộng tác như thư viện tài liệu dùng chung, danh sách nhiệm vụ, lịch nhóm và bảng thảo luận. Điều này giúp các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, chia sẻ ý tưởng và hoàn thành dự án.
- Quản lý quy trình làm việc (Workflow Management): SharePoint cho phép tự động hóa các quy trình kinh doanh thường ngày, từ phê duyệt tài liệu, yêu cầu nghỉ phép đến việc xem xét hợp đồng. Các workflow giúp chuẩn hóa các bước, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh tốc độ thực hiện công việc.
- Tìm kiếm mạnh mẽ (Enterprise Search): Tính năng tìm kiếm của SharePoint cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin, tài liệu và con người trong toàn bộ hệ thống. Công cụ này không chỉ tìm kiếm trong nội dung mà còn cả trong siêu dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
- Tích hợp với các ứng dụng Microsoft khác (Microsoft Integration): SharePoint tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft 365 khác như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Sự tích hợp này tạo ra một hệ sinh thái làm việc thống nhất, cho phép người dùng chuyển đổi giữa các ứng dụng một cách mượt mà.
- Bảo mật và tuân thủ (Security and Compliance): SharePoint cung cấp các tùy chọn bảo mật granular, từ cấp trang web đến cấp tài liệu, giúp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ các chính sách lưu giữ dữ liệu và tính năng kiểm toán, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo mật.
Các phiên bản của SharePoint
SharePoint đã phát triển qua nhiều năm với các phiên bản khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các tổ chức. Hiện nay, hai phiên bản chính và phổ biến nhất là SharePoint Online và SharePoint Server, cùng với một số phiên bản lịch sử khác.
SharePoint Online
SharePoint Online một phiên bản dựa trên đám mây của SharePoint, được cung cấp như một phần của bộ sản phẩm Microsoft 365. Với SharePoint Online, Microsoft đảm nhận hoàn toàn trách nhiệm quản lý cơ sở hạ tầng, bảo trì, cập nhật và bảo mật, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về CNTT. Lợi ích của phiên bản này rất rõ rệt: nó dễ triển khai, có chi phí thấp hơn (do hoạt động theo mô hình đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm), cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, tự động nhận được các cập nhật tính năng mới nhất, và sở hữu khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu. SharePoint Online đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, nhất là những ai mong muốn tối ưu hóa lợi ích của điện toán đám mây và giảm thiểu công việc quản lý hệ thống.
SharePoint Server (On-Premises)
SharePoint Server phiên bản tại chỗ (on-premises) của SharePoint, được doanh nghiệp tự cài đặt và quản lý trên máy chủ vật lý của mình. Với mô hình này, tổ chức có toàn quyền kiểm soát môi trường, từ phần cứng đến phần mềm, đồng thời cũng chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc cập nhật, bảo trì và bảo mật hệ thống. Ưu điểm nổi bật của SharePoint Server là khả năng tối đa hóa sự tùy chỉnh, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh nền tảng để phù hợp với các quy trình và yêu cầu đặc thù. Doanh nghiệp cũng có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và cơ sở hạ tầng, một yếu tố quan trọng đối với các tổ chức có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt hoặc cần tuân thủ các quy định đặc thù về lưu trữ dữ liệu.
Phiên bản này phù hợp nhất với các tổ chức lớn sở hữu đội ngũ CNTT chuyên trách, có nhu cầu tùy chỉnh sâu rộng, hoặc bắt buộc phải lưu trữ dữ liệu tại chỗ. Các phiên bản SharePoint Server gần đây bao gồm SharePoint Server 2013, 2016, 2019 và SharePoint Server Subscription Edition, liên tục được cải tiến để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.
Các phiên bản lịch sử và bổ trợ
Ngoài SharePoint Online và SharePoint Server, lịch sử phát triển của SharePoint còn ghi nhận một số phiên bản và công cụ bổ trợ quan trọng. SharePoint Foundation từng là một phiên bản miễn phí, cung cấp các tính năng cơ bản về cộng tác và quản lý tài liệu. Mặc dù không còn được phát triển độc lập, các chức năng cốt lõi của nó đã được tích hợp vào các phiên bản SharePoint Server sau này. Tiếp đến là SharePoint Designer, một công cụ miễn phí được sử dụng để tùy chỉnh giao diện và tạo các quy trình làm việc phức tạp cho SharePoint, đặc biệt hữu ích cho các phiên bản Server. Cuối cùng, SharePoint Portal Server là một trong những phiên bản tiền thân, với trọng tâm chính là việc tạo ra các cổng thông tin và tối ưu hóa khả năng tìm kiếm nội bộ trong các tổ chức. Những phiên bản này đã góp phần định hình và phát triển SharePoint trở thành nền tảng mạnh mẽ như ngày nay.
Hướng dẫn cơ bản sử dụng SharePoint cho người mới
Để giúp người mới dễ dàng làm quen với SharePoint, dưới đây là hướng dẫn cơ bản.
Tạo site mới, tổ chức nội dung, tạo danh sách và thư viện
- Bước 1: Đăng nhập vào SharePoint và chọn “Create Site”.
- Bước 2: Chọn loại site mà bạn muốn tạo, có thể là Team site hoặc Communication site.
- Bước 3: Tổ chức nội dung bằng cách thêm danh mục và thư viện tài liệu.
- Bước 4: Thiết lập quyền truy cập và chia sẻ với đồng nghiệp.
Việc tạo site mới rất đơn giản và có thể thực hiện chỉ trong vài bước.
Cách chia sẻ tài liệu – phân chia quyền truy cập
- Bước 1: Chọn tài liệu bạn muốn chia sẻ trong thư viện tài liệu.
- Bước 2: Nhấn vào nút “Share” và nhập địa chỉ email của người nhận.
- Bước 3: Thiết lập quyền truy cập (xem/chỉnh sửa) trước khi gửi.
- Bước 4: Gửi thông báo để người dùng có thể nhận biết về tài liệu đã được chia sẻ.
Việc chia sẻ tài liệu rất dễ dàng và nhanh chóng, giúp cải thiện khả năng giao tiếp trong tổ chức.
Lưu ý bảo mật và thao tác quản trị thường gặp
Khi sử dụng SharePoint, cần lưu ý một số vấn đề bảo mật và quản trị.
- Thiết lập quyền truy cập đúng: Đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm.
- Theo dõi lịch sử thay đổi: SharePoint cho phép theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu, giúp bạn nắm bắt được thông tin một cách chính xác.
- Sao lưu dữ liệu: Định kỳ sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng.
Những thao tác này giúp duy trì một hệ thống SharePoint an toàn và hiệu quả.
Gợi ý tài nguyên học tập, hỗ trợ kỹ thuật uy tín
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về SharePoint, dưới đây là một số nguồn tài nguyên hữu ích:
- Tài liệu chính thức của Microsoft: Cung cấp hướng dẫn chi tiết và cập nhật mới nhất về SharePoint.
- Cộng đồng SharePoint: Tham gia các diễn đàn và nhóm trên mạng xã hội để học hỏi từ các chuyên gia khác.
- Khóa học trực tuyến: Nhiều nền tảng học trực tuyến cung cấp khóa học về SharePoint.
Việc sử dụng các tài nguyên này sẽ giúp bạn nắm bắt và sử dụng SharePoint hiệu quả hơn.
Ứng dụng SharePoint trong thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam
SharePoint được các doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng rộng rãi để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là những ứng dụng phổ biến trong thực tiễn:
- Xây dựng Cổng thông tin nội bộ (Intranet): Nhiều doanh nghiệp Việt Nam sử dụng SharePoint để tạo ra một cổng thông tin tập trung, nơi nhân viên có thể dễ dàng truy cập tin tức, thông báo, chính sách nội bộ, danh bạ công ty, và các tài liệu quan trọng khác. Điều này giúp cải thiện giao tiếp nội bộ và tạo sự gắn kết.
- Quản lý tài liệu và hồ sơ điện tử: SharePoint là giải pháp lý tưởng cho việc số hóa và quản lý tài liệu. Các doanh nghiệp sử dụng nó để lưu trữ an toàn, sắp xếp có hệ thống các hợp đồng, báo cáo, tài liệu dự án, và hồ sơ nhân sự. Khả năng kiểm soát phiên bản và phân quyền chi tiết đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tìm kiếm.
- Cộng tác nhóm và quản lý dự án: Các nhóm làm việc có thể tạo các trang web riêng trên SharePoint để chia sẻ tài liệu, theo dõi nhiệm vụ, quản lý lịch trình và thảo luận. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban hoặc giữa các thành viên làm việc từ xa.
- Tự động hóa quy trình nghiệp vụ (Workflow Automation): Doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng SharePoint để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như phê duyệt văn bản, yêu cầu mua hàng, đề xuất nghỉ phép hay quản lý hợp đồng. Việc này giúp giảm thiểu giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót.
- Quản lý tri thức và đào tạo: SharePoint có thể trở thành một kho lưu trữ tri thức tập trung, nơi các kiến thức chuyên môn, tài liệu hướng dẫn, và tài liệu đào tạo được tổ chức khoa học. Điều này giúp chia sẻ kinh nghiệm, nâng cao năng lực cho nhân viên mới và duy trì sự nhất quán trong vận hành.
- Phục vụ mục đích tuân thủ và kiểm toán: Với khả năng lưu giữ lịch sử thay đổi của tài liệu, thiết lập chính sách lưu giữ và tính năng kiểm toán, SharePoint hỗ trợ các doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ pháp lý và nội bộ, đặc biệt trong các ngành có quy định chặt chẽ.
Những câu hỏi thường gặp về SharePoint (FAQ)
So sánh SharePoint với các nền tảng quản lý nội dung khác
SharePoint là nền tảng quản lý nội dung doanh nghiệp và cộng tác đa năng của Microsoft. So với các giải pháp như Google Drive (tập trung lưu trữ và chia sẻ file đơn giản) hay Dropbox Business (chủ yếu cho lưu trữ và đồng bộ hóa file), SharePoint cung cấp bộ tính năng toàn diện hơn, bao gồm quản lý tài liệu nâng cao, intranet, tự động hóa quy trình và khả năng tùy chỉnh sâu rộng. Trong khi Confluence mạnh về quản lý tri thức và wiki, SharePoint lại vượt trội về tính năng quản lý nội dung đa dạng và tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft 365.
Chi phí triển khai SharePoint là bao nhiêu?
Chi phí triển khai SharePoint rất đa dạng, phụ thuộc vào phiên bản và mức độ tùy chỉnh. Với SharePoint Online (đám mây), chi phí thường theo mô hình đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm trên mỗi người dùng, bắt đầu từ khoảng $5-$10/người dùng/tháng và thường đi kèm trong các gói Microsoft 365. Với SharePoint Server (tại chỗ), chi phí ban đầu cao hơn do cần mua giấy phép máy chủ (khoảng $7,500+) và giấy phép truy cập người dùng/thiết bị (CALs) từ $45-$150/người dùng/thiết bị, cộng thêm chi phí phần cứng, cài đặt và bảo trì liên tục. Ngoài ra, chi phí tùy chỉnh, di chuyển dữ liệu và đào tạo cũng là những yếu tố cần tính đến.
Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp triển khai SharePoint
Khi lựa chọn nhà cung cấp triển khai SharePoint, doanh nghiệp cần ưu tiên đối tác có kinh nghiệm chuyên sâu về SharePoint và hệ sinh thái Microsoft 365. Hãy tìm kiếm nhà cung cấp có khả năng phân tích nghiệp vụ để hiểu rõ nhu cầu của bạn, đưa ra giải pháp tùy chỉnh phù hợp, và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai. Đừng quên đánh giá uy tín, các dự án đã thực hiện, và khả năng đào tạo người dùng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kết luận
Bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quát về SharePoint – một nền tảng mạnh mẽ của Microsoft trong việc quản lý nội dung và cộng tác. Từ định nghĩa, lịch sử phát triển đến các tính năng nổi bật và ứng dụng thực tiễn, SharePoint đã chứng minh giá trị của mình trong việc cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý thông tin và tài liệu hiệu quả, SharePoint chính là lựa chọn tuyệt vời mà bạn không nên bỏ lỡ.
Xem thêm:
