VoIP là gì? Đây là một câu hỏi mà nhiều người hiện nay đang tìm kiếm câu trả lời, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ thương mại điện tử đang ngày càng phát triển. VoIP (Voice over Internet Protocol) là một công nghệ cho phép truyền tải giọng nói qua mạng Internet, thay vì thông qua các mạng điện thoại truyền thống. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mở ra những khả năng liên lạc mới mẻ và hiệu quả hơn. Hãy cùng EzVPS tìm hiểu ngay bên dưới nhé!
VoIP là gì?
VoIP (Voice over Internet Protocol), hay còn gọi là Voice IP, là công nghệ truyền âm thanh qua giao thức internet.
VoIP sử dụng công nghệ chuyển mạch gói, trong đó các dữ liệu được đóng gói và truyền qua mạng internet, khác với phương thức truyền thoại cũ sử dụng chuyển mạch kênh. Trong khi chuyển mạch kênh yêu cầu hạ tầng riêng biệt, chuyển mạch gói tận dụng ngay các đường truyền internet sẵn có.
Các điện thoại IP và phần mềm softphone thường được tích hợp các giao thức báo hiệu chuẩn như SIP hoặc H.323, để kết nối với tổng đài IP (IP PBX) của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ sử dụng công nghệ VoIP.
Điện thoại IP có thiết kế và cấu tạo khá giống với điện thoại bàn thông thường. Nó được kết nối trực tiếp với mạng LAN qua cáp Ethernet, sử dụng giao tiếp RJ45, hoặc có thể là phần mềm thoại (softphone) cài đặt trên máy tính.
Điện thoại VoIP là gì?
Điện thoại VoIP là thiết bị sử dụng hệ thống VoIP để thực hiện các cuộc gọi qua internet, cho phép người dùng gọi điện bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu, miễn là cả hai bên đều sử dụng phần mềm tương thích.
Điện thoại VoIP có thể đơn giản hoặc phức tạp, tùy thuộc vào phần mềm hoặc phần cứng sử dụng. Hiện nay, có 3 loại điện thoại VoIP phổ biến:
- Điện thoại VoIP sử dụng dây LAN: Loại điện thoại này được ưa chuộng trong các doanh nghiệp nhờ giá thành hợp lý. Mỗi thiết bị thường có hai cổng mạng RJ45, giúp chia sẻ mạng cho các máy tính mà không cần thêm dây nối. Chúng hỗ trợ cổng 100M hoặc 1G và có thể sử dụng nguồn PoE.
- Điện thoại VoIP không dây: Đây là thiết bị không dây đi kèm với bộ phát mạng LAN. Mặc dù máy con chỉ hoạt động trong phạm vi nhất định, nhưng tính linh hoạt và không cần dây mạng khiến chúng được ưa chuộng.
- Điện thoại VoIP Wifi: Các thiết bị này có khả năng kết nối trực tiếp với wifi từ các thiết bị phát sóng, mang đến sự tiện lợi trong việc di chuyển cho người sử dụng.
Công nghệ VoIP là gì?
Nếu bạn đã hiểu VoIP là gì, thì công nghệ VoIP sẽ dễ dàng hơn để giải thích. Công nghệ này sử dụng giao thức internet để chuyển đổi âm thanh thành dữ liệu số và truyền tải nó qua mạng. Quá trình này được thực hiện thông qua các máy chủ và hạ tầng mạng internet.
Hiện nay, nhiều ứng dụng như Zalo, Skype, Messenger, Viber,… là những ví dụ điển hình của hệ thống VoIP. Các ứng dụng này cung cấp các tính năng như hiển thị tên người gọi, cuộc gọi chờ, chuyển tiếp cuộc gọi, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người dùng.
Nguyên lý hoạt động của VoIP
VoIP hoạt động theo một quy trình gồm 4 bước cơ bản:
- Bước 1: Chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành dữ liệu kỹ thuật số.
- Bước 2: Nén dữ liệu kỹ thuật số thành các gói thông tin.
- Bước 3: Truyền các gói dữ liệu qua mạng internet.
- Bước 4: Giải nén các gói dữ liệu và chuyển chúng thành tín hiệu âm thanh tại điểm nhận.
Ưu điểm và nhược điểm của VoIP
Công nghệ VoIP mang lại nhiều ưu điểm, nhưng cũng không thiếu những nhược điểm cần lưu ý. Dưới đây là phân tích chi tiết về từng khía cạnh của VoIP.
Ưu điểm
VoIP mang đến nhiều lợi ích vượt trội so với điện thoại truyền thống, bao gồm:
- Gọi nội bộ miễn phí: VoIP kết nối qua internet, loại bỏ rào cản địa lý trong việc gọi nội bộ. Điều này đặc biệt có ích cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, giúp tiết kiệm hoàn toàn chi phí liên lạc nội bộ.
- Quản lý vận hành dễ dàng: Với khả năng quản lý từ xa, việc di chuyển văn phòng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn bao giờ hết.
- Mở rộng linh hoạt: Hệ thống có thể mở rộng dễ dàng bằng cách thêm thiết bị điện thoại hoặc thiết lập mới cho các văn phòng, đáp ứng linh hoạt nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Tính năng vượt trội: So với công nghệ analog truyền thống, VoIP cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm cuộc gọi, quản lý lịch sử cuộc gọi, trả lời tự động và phân phối cuộc gọi thông minh.
- Không giới hạn cuộc gọi đồng thời: VoIP cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời trên cùng một đường truyền, giảm thiểu tình trạng máy bận. Mỗi cuộc gọi chỉ tiêu tốn khoảng 100kb băng thông, rất ít so với các gói cáp quang hiện nay.
- Không phụ thuộc vào vị trí địa lý: Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, VoIP cũng có một số nhược điểm cần lưu ý:
- Chất lượng cuộc gọi không ổn định: Nếu đường truyền internet yếu hoặc gián đoạn, chất lượng cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng. Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi, nên tắt bớt các thiết bị kết nối khác khi sử dụng VoIP.
- Phụ thuộc vào kết nối internet: Để thực hiện cuộc gọi, người dùng cần có kết nối internet. VoIP không thể hoạt động khi không có kết nối mạng.
- Không thể kết nối đến dịch vụ khẩn cấp: VoIP không thể kết nối trực tiếp đến các dịch vụ khẩn cấp như cấp cứu hoặc báo cháy.
- Vấn đề bảo mật: Dữ liệu cuộc gọi phải đi qua nhiều trạm trung gian, làm tăng nguy cơ bị nghe lén. Do đó, việc bảo mật hệ thống là rất quan trọng để ngăn chặn các cuộc tấn công từ hacker.
Những hình thức kết nối của phần mềm VoIP trong doanh nghiệp
Sau khi đã hiểu về VoIP, chúng ta cùng tìm hiểu các hình thức kết nối của công nghệ này trong môi trường doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp, VoIP thường được triển khai dưới hai hình thức kết nối chính: kết nối phần cứng (qua điện thoại hoặc adapter) và kết nối phần mềm (thông qua các ứng dụng gọi điện). Dưới đây là các hình thức kết nối phổ biến:
Kết nối VoIP với điện thoại Analog
Vì VoIP sử dụng internet để truyền tín hiệu giọng nói, một chiếc điện thoại thông thường không thể trực tiếp kết nối. Tuy nhiên, có thể sử dụng một thiết bị chuyển đổi gọi là Analog Telephone Adapter (ATA), hay còn gọi là gateway FSX, để chuyển tín hiệu từ điện thoại analog sang tín hiệu số, từ đó truyền qua internet.
Kết nối VoIP với điện thoại IP (VoIP Phone)
Với điện thoại IP, bạn không cần sử dụng adapter ATA. Chỉ cần kết nối điện thoại trực tiếp vào cổng Ethernet hỗ trợ mạng, điện thoại sẽ tự động giao tiếp với dịch vụ VoIP đã đăng ký, giúp cuộc gọi được thực hiện dễ dàng qua internet.
Kết nối VoIP với thiết bị chuyển đổi từ Analog sang IP
Một số công ty cung cấp phần cứng có thể kết nối vào cổng Ethernet, giúp chuyển đổi điện thoại tiêu chuẩn thành thiết bị có thể sử dụng VoIP. Các thiết bị này thường đi kèm với một cổng web để xem lịch sử cuộc gọi, kiểm tra thư thoại và tích hợp với các dịch vụ khác.
Ngoài ra, cách đơn giản và tiết kiệm nhất để sử dụng VoIP là kết nối tai nghe có micro với máy tính, kết hợp với phần mềm VoIP để truyền giọng nói tới người nhận sử dụng cùng phần mềm. Một số ứng dụng VoIP phổ biến hiện nay gồm: Skype, Jabber, Google Hangout, Google Voice.
Lợi ích nổi bật của VoIP
VoIP không chỉ đơn thuần là một phương thức liên lạc, mà còn mang lại nhiều lợi ích nổi bật cho người dùng, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả làm việc: VoIP giúp nhân viên dễ dàng kết nối và giao tiếp với nhau từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet, nâng cao năng suất làm việc.
- Tiết kiệm chi phí: VoIP giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí liên lạc, đặc biệt là đối với các cuộc gọi quốc tế, mang lại lợi ích kinh tế lớn.
- Chất lượng âm thanh vượt trội: VoIP hỗ trợ nhiều giao thức và codec để đảm bảo chất lượng âm thanh HD, giúp các cuộc gọi trở nên rõ ràng, thậm chí vượt trội hơn so với các cuộc gọi qua điện thoại cố định.
- Mở rộng quy mô linh hoạt: VoIP cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô một cách dễ dàng, xử lý khối lượng công việc lớn mà không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, giúp tăng trưởng linh hoạt.
- Tính năng đa dạng: Hệ thống VoIP cung cấp nhiều tính năng hữu ích như chuyển hướng cuộc gọi, phản hồi giọng nói tự động (IVR), Ring Group, nhạc chờ, và thu âm cuộc gọi, tất cả đều giúp nâng cao hiệu quả công việc và bảo mật cho doanh nghiệp.
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ VoIP hiện nay đã triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ nhằm đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống VoIP?
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, VoIP đang dần trở thành một giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh. Dưới đây là một số lý do chính mà doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống VoIP:
Đồng nghiệp trao đổi công việc dễ dàng
VoIP cho phép đồng nghiệp trao đổi công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng, bất kể họ đang ở đâu. Các tính năng như hội nghị truyền hình, chia sẻ màn hình và nhắn tin tức thì giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên.
Mang hình ảnh đẹp và độ chuyên nghiệp
Sử dụng VoIP giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại. Với giao diện thân thiện, chất lượng cuộc gọi ổn định và các tính năng tiên tiến, VoIP giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng và đối tác.
Độ tin cậy
VoIP thường có khả năng hoạt động ổn định và đáng tin cậy hơn so với điện thoại truyền thống. Hệ thống được thiết kế với khả năng dự phòng và khôi phục nhanh chóng khi có sự cố xảy ra, giúp đảm bảo tính liên tục trong hoạt động giao tiếp.
Tích hợp các kênh liên lạc dễ dàng
VoIP tích hợp dễ dàng với các kênh liên lạc khác như email, CRM, Chatbot, giúp doanh nghiệp quản lý các kênh liên lạc hiệu quả. Điều này giúp tăng cường tương tác với khách hàng và hỗ trợ khách hàng tốt hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của họ.
Sử dụng mạng 5G
Việc ra đời của mạng 5G đã tạo cơ hội lớn cho VoIP. Với tốc độ và độ trễ thấp, mạng 5G mang lại trải nghiệm cuộc gọi chất lượng cao, ổn định và mượt mà hơn. Điều này hỗ trợ cho các ứng dụng VoIP tiên tiến như video call, live streaming, hội nghị truyền hình chất lượng cao.
Tích hợp thêm công nghệ AI
Công nghệ AI (Trí tuệ nhân tạo) ngày càng được tích hợp vào các hệ thống VoIP. AI có thể được sử dụng để nhận dạng giọng nói, phân tích dữ liệu cuộc gọi, tự động chuyển tiếp cuộc gọi và hỗ trợ dịch thuật thời gian thực. Điều này giúp tăng cường hiệu quả và trải nghiệm người dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Ứng dụng của công nghệ VoIP
Công nghệ VoIP được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ gói gọn trong môi trường doanh nghiệp.
Những ứng dụng OTT
Ứng dụng OTT (Over the Top) là những dịch vụ cung cấp nội dung âm thanh, video qua Internet mà không cần sự can thiệp của nhà cung cấp dịch vụ mạng. Hầu hết các ứng dụng OTT sử dụng công nghệ VoIP để thực hiện các cuộc gọi, bao gồm:
- Zalo
- Viber
- Skype
- Telegram
Điện thoại VoIP, Softphone và Tổng đài VoIP
Công nghệ VoIP được ứng dụng để xây dựng các hệ thống điện thoại VoIP, bao gồm các thiết bị đầu cuối quan trọng như gateway, điện thoại IP và phần mềm softphone.
- Điện thoại VoIP: Đây là thiết bị sử dụng Internet để thực hiện cuộc gọi thay vì dựa vào hạ tầng điện thoại truyền thống. Nó giúp người dùng thực hiện cuộc gọi giữa các địa điểm một cách tiện lợi và linh hoạt.
- Softphone: Softphone là ứng dụng phần mềm cài trên máy tính hoặc thiết bị di động, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi VoIP qua kết nối Internet.
- Tổng đài VoIP: Tổng đài VoIP là hệ thống điện thoại tập trung dựa trên nền tảng VoIP, giúp tổ chức quản lý hiệu quả các cuộc gọi đến và đi từ nhiều điểm kết nối khác nhau.
Một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ VoIP
Mặc dù VoIP mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng cần chú ý đến một số vấn đề để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho người dùng.
Tương thích khi sử dụng tường lửa Firewall
Tường lửa Firewall giúp ngăn chặn các mối đe dọa từ Internet xâm nhập vào máy tính. Tuy nhiên, để tăng cường khả năng bảo mật, bạn nên sử dụng thêm phần mềm bảo vệ từ bên thứ ba kết hợp với tường lửa.
Các tùy chọn bảo mật có sẵn
Hầu hết các hệ thống VoIP đã được các nhà cung cấp cài đặt sẵn các tính năng bảo mật và hỗ trợ mã hóa. Nếu bạn yêu cầu mức độ bảo mật cao hơn, có thể lựa chọn các tùy chọn bảo mật bổ sung có sẵn trong sản phẩm.
Thiết lập bảo mật
Kiểm tra và đánh giá các cài đặt bảo mật trên máy tính và thiết bị VoIP của bạn. Hãy tắt các tính năng không cần thiết và chỉ bật những tính năng cần thiết để giảm thiểu rủi ro về bảo mật.
Hướng dẫn cách chọn mua hệ thống điện thoại VoIP
Khi mua hệ thống điện thoại VoIP, việc đầu tiên là xác định nhu cầu sử dụng của bạn và lựa chọn thiết bị phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng nhu cầu sử dụng cụ thể:
- Dành cho giám đốc điều hành: Chọn điện thoại VoIP có chất lượng âm thanh xuất sắc, màn hình lớn và tính năng đa dạng, ví dụ như Fanvil V67, Yealink SIP-T58A, Yealink VP 59.
- Dành cho lễ tân: Lựa chọn điện thoại VoIP với chất lượng âm thanh rõ ràng, tính năng quay số nhanh như Grandstream GXP2130, Fanvil X210, Yealink SIP T29G, Yealink SIP T30, Yealink SIP T31.
- Dành cho cuộc gọi nhóm: Chọn điện thoại hội nghị như Yealink CP920 hoặc Sennheiser SP20 để đảm bảo âm thanh rõ ràng và chất lượng cuộc gọi tốt.
- Dành cho trung tâm cuộc gọi: Lựa chọn điện thoại VoIP với chất lượng âm thanh ổn định, khả năng khử tiếng ồn và các tính năng cơ bản như giám sát cuộc gọi và dễ dàng thay đổi người dùng giữa các ca làm việc.
- Dành cho không gian mở: Chọn điện thoại VoIP có tính bảo mật cao và tích hợp hai cổng Ethernet để đảm bảo an toàn thông tin.
- Dành cho nhân viên văn phòng hoặc làm việc tại nhà: Chọn điện thoại VoIP đáp ứng các chức năng cơ bản và chất lượng cuộc gọi ổn định mà không quá phức tạp.
- Dành cho nhân viên di chuyển: Sử dụng softphone kết hợp với tai nghe hoặc loa ngoài như Tai nghe VT1500, Tai nghe Vbet VT5009, Loa hội nghị VT Speaker CS40, hoặc Loa hội nghị Bluetooth VT SPEAK CS61.
- Dành cho nhân viên làm việc từ xa: Lựa chọn điện thoại VoIP hỗ trợ làm việc từ xa, giúp kết nối với đồng nghiệp như ở văn phòng.
- Dành cho khách sạn: Chọn điện thoại VoIP với các tính năng hỗ trợ ứng dụng, chất lượng thoại tuyệt vời và tính năng tiên tiến như dòng Fanvil H.
Hãy chọn điện thoại VoIP có chất lượng âm thanh HD, tính năng vượt trội và khả năng kết nối phù hợp với nhu cầu của bạn.
Một số nhà cung cấp dịch vụ VoIP tại Việt Nam
Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP tại Việt Nam đang ngày càng phát triển và mang đến những giải pháp linh hoạt, hiệu quả cho các doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhà cung cấp dịch vụ VoIP uy tín và được nhiều người tin tưởng:
- VOIP24H: Được thành lập từ năm 2012, VOIP24H là một trong những đơn vị tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ VoIP cho các giải pháp tổng đài doanh nghiệp. Dịch vụ của họ bao gồm các đầu số Hotline 1900, 1800, điện thoại bàn, di động, Voice OTP, Auto call, phần mềm Telesales và tổng đài ảo.
- StringeX: StringeX cung cấp giải pháp tổng đài ảo tích hợp nhiều tính năng như gọi thoại, tin nhắn, gọi video qua ứng dụng hoặc website doanh nghiệp. Dịch vụ của StringeX giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đặc biệt so với các dịch vụ quốc tế hoặc gọi điện thoại truyền thống.
- Mobifone 3C: Mobifone 3C cung cấp dịch vụ tổng đài di động với các số di động đẹp, linh hoạt, kết hợp với các tính năng sử dụng máy lẻ trên các thiết bị di động, softphone, SIP phone và điện thoại cố định.
- VIVAS: VIVAS cung cấp các giải pháp VoIP với tính linh hoạt cao, cho phép khách hàng sử dụng đầy đủ các tính năng của nhà mạng mà không cần trang bị tổng đài nội bộ. Dịch vụ có thể kết nối qua mạng di động, mạng cố định hoặc cả hai.
Hãy lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ VoIP uy tín để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của bạn.
Những câu hỏi liên quan đến dịch vụ VoIP
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến dịch vụ VoIP:
VoIP có hoạt động khi không có kết nối internet không?
Câu trả lời là không! Như đã giải thích khi nói về hệ thống VoIP, công nghệ này chỉ hoạt động khi có kết nối internet. VoIP cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi và nghe gọi ở bất kỳ đâu, miễn là có kết nối mạng. Vì vậy, khi không có internet, hệ thống VoIP không thể hoạt động.
Các phiên bản phần mềm có được cập nhật liên tục không?
Đúng vậy, các phiên bản phần mềm của hệ thống VoIP thường xuyên được nâng cấp và cải tiến để đảm bảo tính năng hiện đại và bảo mật. Để tránh các nguy cơ từ các lỗ hổng bảo mật đã được phát hiện, người dùng nên thường xuyên kiểm tra và cập nhật bản vá bảo mật khi nhà cung cấp phát hành phiên bản mới nhất.
Hệ thống VoIP có tích hợp đa nền tảng không?
Nhiều hệ thống VoIP hiện đại đã tích hợp tính năng đa nền tảng, giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng dịch vụ trên nhiều thiết bị khác nhau. Bạn có thể kết nối hệ thống VoIP từ máy tính cá nhân, điện thoại thông minh, máy tính bảng, hoặc thậm chí sử dụng qua các trình duyệt web mà không gặp bất kỳ rào cản nào.
Hệ thống VoIP cung cấp những tính năng truyền thông nào?
Hệ thống VoIP không chỉ cung cấp cuộc gọi thoại mà còn hỗ trợ nhiều tính năng truyền thông tiên tiến để người dùng có thể giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là những tính năng phổ biến mà các hệ thống VoIP thường cung cấp:
- Cuộc gọi thoại
- Gọi video
- Tin nhắn thoại
- Tin nhắn văn bản
- Chia sẻ tệp tin
- Hội nghị trực tuyến
- Tích hợp email và lịch
- Tích hợp với CRM và các ứng dụng doanh nghiệp khác
Các tính năng này giúp nâng cao trải nghiệm giao tiếp và làm việc, tạo ra một môi trường linh hoạt và hiệu quả cho mọi hoạt động truyền thông trên nền tảng VoIP.
Kết luận
Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, VoIP đang trở thành một giải pháp không thể thiếu cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Với những ưu điểm vượt trội về chi phí, tính linh hoạt và các tính năng hiện đại, VoIP không chỉ giúp cải thiện hiệu quả làm việc mà còn nâng cao trải nghiệm giao tiếp. Trước khi quyết định triển khai hệ thống VoIP, người dùng cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như nhà cung cấp, tính năng và chi phí để đảm bảo sự lựa chọn đúng đắn và tối ưu nhất.
